会社における若手の役割の一つに議事録作成がある。議事録は主に社内外の打ち合わせに付随して作成され、その基本的な役割は備忘録や情報共有であるが、それだけには限らない。情報共有の手段としては写真や元データを用いて簡素化することも可能であり、そういった意味で、三か月後に誰も参照しなくなるような議事録は、わざわざ議事録の体で共有する必要があるのかも怪しくなる。書き手が議事録を上記の意味でしか捉えていない場合、その作成は単なる雑用となってしまうが、議事録には他にも「問題点の整理」と「アウトプットの追体験」という大きく2つの役割もあり、成長の早いスタッフはこれらを意識するしないにかかわらず、意義のある議事録を書く訓練が出来ている。前編では問題点の整理について言及したい。

顧客が社外サービスの利用を検討する時、顧客は自身が抱える何かしらの問題を解決する方法を模索している。問題を抱えている顧客は必ずしも一枚岩ではなく、時に複数の利害関係者が存在し、そういったケースの打ち合わせでは「誰が言ったか」が重要な論点の一つとなる。そうなると問題には所有格が付き、「誰にとっての問題か」が認識できる議事録とする必要性が出てくる。こういった局面では、問題点の整理とは利害関係の整理であるとも言い換えられる。また、一見すると単純に見えるニーズであっても、社としての最適解と担当者の最適解が異なる場合など、顧客自身すら認識していない争点を内包していることが多々ある。流れるように終わった打ち合わせであっても、議事録として丁寧な振り返りの機会を作ることで問題点の解像度が上がり、利害関係の顕在化に繋がる。当然であるが、顧客は自身のインセンティブのために動き、他者（社）の都合で動くことは決してない。顧客の問題の本質を正確に把握するためには、顧客を法人としての属性で捉えるだけでは十分でなく、顧客という個人への深い理解が必要となる。
打ち手としてプロポーザルを作成する際には議事録を見直し、「誰にとっての問題か」の要素を考慮した提案とする。議事録とはその目的に沿って作成されるべきであり、文書化すべき事項の対象は、会議室でのヒアリング内容に限らず、タクシーで移動中の雑談や、少し長めの電話でやり取りも含まれる。こういったアプローチを取ることは手間も時間も掛かるのだが、それに見合うだけの効果があり、思ったよりも市場で差別化されるものであると、特命で案件をいただくことが増えてきたことで遅まきながら認識できるようになった。

「議事録の役割 後編」